Oanh tin rằng, giao tiếp giống như dòng chảy của một con sông, khi thông suốt thì vạn vật sinh sôi, khi tắc nghẽn thì muôn vàn khó khăn.
Đội nhóm của bạn cũng vậy, nếu giao tiếp kém hiệu quả thì cũng như “cá mắc cạn”, khó mà phát triển.
Mọi người cần hiểu rõ mong đợi, tự tin chia sẻ ý tưởng, và thoải mái đóng góp. Chỉ khi đó, năng suất mới tăng cao và những ý tưởng sáng tạo mới có cơ hội “nở hoa”.
Vậy nên, nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc diễn đạt suy nghĩ, đưa ra và tiếp nhận phản hồi, hoặc “bắt sóng” những tín hiệu phi ngôn ngữ, thì bài viết này chính là dành cho bạn.
Cùng Oanh khám phá 6 tuyệt chiêu để nâng tầm kỹ năng giao tiếp lên một tầm cao mới nhé!
Đồng nghiệp trò chuyện trước laptop – giao tiếp giữa các cá nhân
Giao Tiếp Giữa Các Cá Nhân là gì? Chuyện Bé Xé Ra To?
Giao tiếp giữa các cá nhân (interpersonal communication) đơn giản là việc trao đổi ý tưởng và thông tin giữa hai hay nhiều người.
Nó có thể diễn ra qua nhiều hình thức, từ gặp mặt trực tiếp, gọi điện thoại, nhắn tin, email, cho đến họp video.
Nhưng giao tiếp không chỉ đơn thuần là lời nói. Nó còn bao gồm cả những tín hiệu phi ngôn ngữ như cử chỉ, nét mặt, và ngôn ngữ cơ thể.
Lắng nghe tích cực cũng quan trọng không kém gì việc diễn đạt bản thân một cách rõ ràng.
Không phải ai cũng giỏi trò chuyện, nói trước đám đông, hay thuyết trình. Thậm chí, ngay cả những người “dạn dày kinh nghiệm” cũng có lúc cần phải “tút tát” lại kỹ năng giao tiếp của mình.
Phát triển những kỹ năng này giúp mọi người trong nhóm cảm thấy được hỗ trợ, được lắng nghe và sẵn sàng giao tiếp hiệu quả hơn.
Một điều cần lưu ý là giao tiếp giữa các cá nhân khác với giao tiếp nội tâm (intrapersonal communication).
Giao tiếp nội tâm là cách bạn trò chuyện với chính mình, liên quan đến nhận thức cá nhân về thế giới và vị trí của bạn trong đó.
Nói nôm na là “tự vấn lương tâm” đó.
Kỹ Năng Giao Tiếp “Thần Sầu”: Vũ Khí Bí Mật Của Người Thành Công
Dưới đây là một số kỹ năng giao tiếp “thần sầu” mà bạn có thể rèn luyện để giao tiếp tốt hơn với đồng nghiệp, gia đình và bạn bè:
- Lắng nghe tích cực: Khiến người nói cảm thấy được thấu hiểu và biết bạn đang chú ý bằng cách gật đầu, giao tiếp bằng mắt, và đưa ra những tín hiệu bằng lời nói như khuyến khích họ tiếp tục hoặc đặt câu hỏi.
- Giải quyết xung đột: Nhận biết khi ai đó đang buồn bực và hỗ trợ họ, cũng như xoa dịu những mâu thuẫn căng thẳng tại nơi làm việc. Đúng là “dĩ hòa vi quý” mà!
- Kỹ năng thuyết trình: Hiểu cách chia sẻ thông tin hiệu quả để người nghe nắm bắt được những điểm chính và thích thú với bài nói của bạn.
- Giao tiếp phi ngôn ngữ: Hiểu cách bạn thể hiện bản thân một cách phi ngôn ngữ – giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ – và giải thích chính xác các tín hiệu phi ngôn ngữ của người khác.
- Thuyết phục: Diễn đạt mong muốn của bạn một cách hiệu quả để người nghe cũng cảm thấy đó là điều họ muốn. Kỹ năng này đòi hỏi bạn phải biết “đọc vị” tình huống, điều chỉnh giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể sao cho phù hợp, và sử dụng thông tin và từ ngữ mà bạn cảm thấy họ sẽ phản hồi tích cực.
- Đặt câu hỏi hay: Đây là một kỹ năng được nhiều người yêu thích vì nó khiến người khác cảm thấy bạn quan tâm đến những gì họ nói. Bạn cũng thu thập được nhiều thông tin hơn khi đặt những câu hỏi mở, khiến người khác trả lời chi tiết và sâu sắc hơn.
Người đàn ông giơ tay tại hội nghị kinh doanh – giao tiếp giữa các cá nhân
- Đưa ra và tiếp nhận phản hồi: Điều này rất quan trọng đối với giao tiếp hiệu quả. Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng một cách kém hiệu quả có thể làm ảnh hưởng đến mối quan hệ nơi làm việc. Bạn cũng cần có tư duy cầu tiến và học cách tiếp nhận phản hồi của người khác một cách cởi mở.
- Thể hiện lòng biết ơn: Không phải ai cũng dễ dàng làm điều này. Nếu bạn không được nuôi dạy trong một gia đình thường xuyên thể hiện sự biết ơn, bạn có thể cảm thấy không thoải mái khi cảm ơn đồng nghiệp. Nhưng kỹ năng vô giá này sẽ cải thiện tất cả các mối quan hệ của bạn vì bạn sẽ biết cách thể hiện sự trân trọng đối với mọi người.
Xây dựng kỹ năng giao tiếp tốt là điều cần thiết để nuôi dưỡng các mối quan hệ tốt đẹp tại nơi làm việc.
Rèn luyện những kỹ năng này đồng nghĩa với việc bạn thể hiện sự quan tâm đến cuộc sống của đồng nghiệp, đặt câu hỏi hay hơn để nhận được thông tin tốt hơn, và điều chỉnh giọng nói hoặc ngôn ngữ cơ thể của mình để đảm bảo mọi người đều cảm thấy thoải mái.
Việc thực hành những kỹ năng này cũng là tấm gương cho những người xung quanh. Bạn có thể thấy đồng nghiệp bắt đầu đặt cho bạn những câu hỏi đầy tò mò và quan tâm, hoặc sếp thể hiện sự đánh giá cao hơn trước.
Bạn cũng sẽ hiểu thế giới tốt hơn khi có thể dự đoán và nhận ra các tín hiệu và thông điệp xã hội. Cùng một thông điệp đến từ cha mẹ, giáo viên hoặc đồng nghiệp có thể có ý nghĩa rất khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh.
Giống như câu “cơm sôi rồi” của mẹ có thể là lời nhắc nhở nhẹ nhàng, nhưng của sếp thì lại là lời thúc giục đấy.
Nam nữ cộng tác tại nơi làm việc – giao tiếp giữa các cá nhân
Tầm Quan Trọng Của Giao Tiếp: Chìa Khóa Vàng Cho Sự Thành Công
Giao tiếp hiệu quả giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian giải quyết hiểu lầm hoặc xung đột. Bạn cần đưa ra và nhận được chỉ dẫn rõ ràng để mọi người đều biết cách hoàn thành công việc của mình.
Giao tiếp tốt tại nơi làm việc cũng là một phần không thể thiếu của dòng chảy công việc – mọi người cảm thấy tốt hơn, các mối quan hệ phát triển, và doanh nghiệp dễ dàng đạt được mục tiêu hơn.
Mối quan hệ vững chắc tạo nên doanh nghiệp vững mạnh. Cũng giống như cây muốn vững chắc thì rễ phải bám sâu, người muốn thành công thì giao tiếp phải hiệu quả.
Mọi người đều muốn cảm thấy được coi trọng tại nơi làm việc. Họ có những suy nghĩ muốn đóng góp, nhưng đôi khi việc lên tiếng và bày tỏ ý kiến về dự án, hướng đi của công ty, hoặc một sự cố có thể gây ra lo lắng.
Xây dựng kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ giúp giảm bớt căng thẳng này và dạy mọi người cách bảo vệ bản thân và người khác. “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” mà.
Từ góc độ quản lý, giao tiếp rõ ràng là chìa khóa. Nhân viên mong đợi một giọng điệu chuyên nghiệp từ cấp trên khi nhận được thông điệp trong một môi trường làm việc lành mạnh.
Việc quản lý giao tiếp ý tưởng một cách minh bạch là rất quan trọng đối với dòng chảy trong môi trường văn phòng.
Đảm bảo rằng mọi người chia sẻ suy nghĩ của họ mà không bị phán xét sẽ cải thiện trải nghiệm của mọi người và giúp công ty thúc đẩy sự đa dạng và hòa nhập. “Đoàn kết là sức mạnh”, đúng không nào?
Các đồng nghiệp đa sắc tộc thảo luận hợp đồng trên giấy – giao tiếp giữa các cá nhân
6 Tuyệt Chiêu Nâng Tầm Giao Tiếp: “Luyện” Thành Cao Thủ
Hãy cùng Oanh khám phá 6 tuyệt chiêu này với các ví dụ giao tiếp cụ thể để học cách cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc:
- Xác định mục tiêu: Có thể bạn liên tục “đụng độ” với một đồng nghiệp hoặc cảm thấy ngại ngùng khi chia sẻ ý tưởng với sếp. Dù là trường hợp nào, hãy xác định rõ mục tiêu giao tiếp của bạn để biết mình đang hướng tới điều gì và có thể xây dựng kế hoạch chiến lược để đạt được nó. “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng” mà.
- Luyện tập lắng nghe tích cực và đồng cảm: Mọi người muốn cảm thấy được lắng nghe khi họ nói. Điều này cho thấy bạn quan tâm và hiểu những gì họ nói. Bạn cũng nắm bắt được thông tin quan trọng mà bạn có thể cần sau này, chẳng hạn như chi tiết cuộc họp hoặc dự án. Bạn có thể thể hiện sự quan tâm và thấu hiểu bằng cách bày tỏ sự đồng cảm với hoàn cảnh của đồng nghiệp và lắng nghe tích cực – giao tiếp bằng mắt, nghiêng người về phía trước, gật đầu – khi họ nói. “Lắng nghe là một nghệ thuật” đấy!
- Tò mò: Mặc dù bạn là trung tâm của thế giới nội tâm, nhưng thể hiện sự quan tâm đến người khác giúp bạn tìm hiểu thêm về họ và khiến họ cảm thấy được chú ý. Hãy tò mò về cuộc sống, dự án, không gian làm việc ưa thích của đồng nghiệp, v.v. Đặt những câu hỏi hay và tận hưởng những cuộc trò chuyện thú vị hơn khi đồng nghiệp đáp lại sự tò mò của bạn. “Học hỏi không ngừng” là chìa khóa để thành công.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng: Đi thẳng vào vấn đề một cách rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn. Nói ngắn gọn nhưng súc tích là một kỹ năng cần phải học hỏi, nhưng nó rất đáng để nỗ lực. Ngôn ngữ mơ hồ có thể dẫn đến hiểu lầm, sai sót và thậm chí là tranh cãi. Nhưng mọi người sẽ tiến bộ hơn nếu sếp hoặc đồng nghiệp nói rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ phù hợp và kiểm tra sự hiểu biết trong suốt cuộc trò chuyện. “Ăn ngay nói thẳng” luôn là tốt nhất.
- Cởi mở với phản hồi: Khi bạn cởi mở với những lời phê bình mang tính xây dựng, bạn thúc đẩy sự hợp tác và tư duy cầu tiến. Bạn học hỏi được những bài học quý giá bằng cách tin tưởng những người xung quanh, chuyên môn của họ và phản hồi của họ. Nếu bạn “đóng cửa” với những thông tin đầu vào này, bạn có nguy cơ bỏ lỡ cơ hội học hỏi quý giá. Hãy bảo vệ ý tưởng của mình, nhưng cũng chào đón ý kiến trung thực của người khác. “Ngọc bất trác bất thành khí, người bất học bất tri lý” mà.
- Tìm kiếm điểm chung: Nếu điều gì đó khiến bạn thích thú, có lẽ nó cũng thu hút người khác. Ngay cả khi không phải vậy, việc chia sẻ sở thích của bạn có thể khuyến khích họ chia sẻ điều gì đó về bản thân. Bạn không bao giờ biết mình sẽ kết nối với ai qua một nền tảng năng suất yêu thích hoặc hoạt động cuối tuần. “Hữu duyên thiên lý năng tương ngộ” mà.
Ba người đàn ông ngồi ở bàn bên ngoài – giao tiếp giữa các cá nhân
Giao Tiếp Từ Xa: Kết Nối Không Khoảng Cách
Khoảng 26% nhân viên người Mỹ làm việc từ xa. Và ngay cả công việc trực tiếp cũng đã thay đổi rất nhiều, với các thỏa thuận kết hợp và linh hoạt được ưu tiên.
Điều này có nghĩa là cần tập trung hơn vào giao tiếp giữa các nhóm từ xa và phân tán để tránh cảm giác bị cô lập, căng thẳng và lo lắng.
Trong môi trường làm việc từ xa, việc thúc đẩy giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm ngày càng quan trọng.
Điều này giúp mọi người cảm thấy được chú ý trong một môi trường cô lập.
Cũng cần tạo nhiều cơ hội cho các cuộc trò chuyện nhẹ nhàng như giờ giải lao và “những khoảnh khắc bên cạnh máy nước” trong ngày.
Làm như vậy sẽ xây dựng niềm tin và tình bạn, đồng thời nâng cao tinh thần.
Dưới đây là bốn mẹo khác để cải thiện giao tiếp giữa các cá nhân trong các nhóm từ xa:
- Chọn phương thức giao tiếp ưa thích: Tạo điều kiện dễ dàng cho các nhóm từ xa gặp gỡ trực tuyến bằng cách cung cấp phương thức giao tiếp nội bộ dễ sử dụng. Cho dù nhân viên muốn động não, thuyết trình hay chỉ trò chuyện, bạn cần cung cấp các tùy chọn để làm như vậy. Thăm dò ý kiến về phương pháp ưa thích để đảm bảo bạn chọn được phương pháp mà hầu hết mọi người đều thích. Sau khi đã chọn, hãy nhấn mạnh rằng nhân viên nên sử dụng nền tảng này cho tất cả các giao tiếp. Điều này đảm bảo thông tin quan trọng không bị phân tán trên các ứng dụng và nhân viên biết nơi để đặt câu hỏi và nhận xét.
- Thường xuyên trò chuyện bằng lời nói: Vì bạn không ở trong văn phòng thực, nên nhân viên khó có thể nhanh chóng chia sẻ giai thoại, ý tưởng hoặc câu hỏi. Lên lịch các cuộc họp và kiểm tra thường xuyên để mọi người giao tiếp thường xuyên và có cơ hội bày tỏ bất kỳ suy nghĩ hoặc lo lắng nào.
- Lưu ý chênh lệch múi giờ: Đảm bảo mọi người đều tôn trọng múi giờ. Không ai muốn làm việc quá giờ quy định, và sẽ rất khó chịu nếu công việc chồng chất khi kết thúc ngày làm việc. Việc nhận ra múi giờ cho thấy sự tôn trọng và chu đáo, đồng thời đảm bảo mọi người đều có thể tham dự các cuộc họp hoặc các cam kết theo lịch trình khác.
- Tận dụng công nghệ: Các công cụ kỹ thuật số mới được xây dựng dành riêng cho làm việc trực tuyến hiện đã được phổ biến rộng rãi. Slack là một công cụ tuyệt vời để tạo và duy trì nhiều cuộc trò chuyện, chia sẻ tài liệu và giải trí. Và Zoom là một nền tảng tuyệt vời cho các cuộc gọi hội nghị, trò chuyện nhóm và gặp gỡ trực tiếp với các thành viên trong nhóm.
Giao Tiếp Hiệu Quả: Hạnh Phúc Cho Cả Nhóm
Giao tiếp kém hiệu quả dẫn đến sự thất vọng và mất lòng tin. Bạn đơn giản là không biết phải làm gì khi mọi thứ không rõ ràng.
Mọi người đều có trách nhiệm giao tiếp theo cách mà người khác có thể hiểu được, nhưng lãnh đạo phải tạo ra một môi trường mà điều này có thể thực hiện được và được khuyến khích.
Với tư cách là người quản lý, bạn có thể tổ chức các buổi hội thảo và hội thảo chuyên đề để cho văn phòng của bạn thấy bạn nghiêm túc trong việc nhắn tin, giải quyết xung đột và sức khỏe tinh thần của nhân viên.
Với tư cách là nhân viên, bạn có thể thực hành các kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân của mình để thúc đẩy và duy trì văn hóa văn phòng hỗ trợ, nơi mọi người cảm thấy được chú ý, được lắng nghe và được thấu hiểu.
Giao tiếp hiệu quả không chỉ là kỹ năng, mà còn là nghệ thuật kết nối con người.
